主題學習  

用對人、會授權,部屬能做、主管要勇於放手






台灣惠普(HP)企業業務事業群 策略客戶暨全球夥伴事業處
資深副總經理  卞志祥╳領導效率
1972年生,交通大學資訊科學系、資訊管理所碩士,曾任台灣思科服務業務總監、EMC資深業務經理。




每日的工作習慣
每天的時程表大致如何?
每天約7:30起床、19:00下班、23:30睡,保持至少7~8小時睡眠。
不在辦公室時,用什麼工具管理時程?
隨身一定帶筆,但不愛用筆記本(因為紙隨手可得)。重要的筆記會用「關鍵字」型態鍵入iPhone,也常用iPhone錄音功能來記錄靈感。
你一天看/回幾封e-mail?
每天通常會收到200封e-mail,但其中只有五、六十封需要專心回覆。每天早上9:00~10:00、22:00~23:00,是專心回信的時段。
累積很多壓力時,你如何排解?
假日會運動,如打高爾夫球。在辦公室時,會站起來跟同事說話,或打電話跟客戶聊天。
幹勁的來源是?
案子照計畫進行、最後成交的成就感。
座右銘是?
當你專注時,世界就會變慢。

高階經理人,一定得繃著臉,每天晚上9點下班、不休年假、也沒有休閒嗜好嗎?在台灣惠普(HP)擔任資深副總經理的卞志祥,他的工作和生活形態,完全顛覆了這個刻板印象。

卞志祥所服務的單位(企業業務事業群‧策略客戶暨全球夥伴事業處),負責台積電、友達等台灣惠普最關鍵的20多個企業客戶,部門主管的壓力不言而喻。但總 是帶著笑容的卞志祥,不僅達成業績目標,更長期研究股、匯市等投資,也維持每周運動兩、三個小時、每年旅行二到三次的生活習慣。工作十多年,他每三年換一 個專業領域,38歲就經歷過財務分析、行銷、客服和業務四種專業,非常有「效率」。


速度快、結果導向,才是有效率

「在預期的時間內,達成預期的目標,」是卞志祥對效率的定義,因為「效率」雖然和「速度」有關,但更要與「目標」高度連結。他舉例,為了向客戶提案,必須在一個月內完成5件事,即使最後只花了兩星期,卻沒有贏下案子,這就不叫「效率」,因為「效率必須是結果導向的。」

這個道理是在國小月考時體悟出來的。當連續三次從頭開始寫、但考卷都寫不完後,卞志祥不得不構思新的得分技巧。他認為,有效率的應試,是在有限的時間內,得到最高的分數。於是他改變答題順序,從考卷最後的應用題或申論題寫起,最後再寫選擇題。因為前者占分大、猜不得;但後者的答案往往就在題目中,萬一時間 不夠,也能猜。

效率領導:用對人、授權第一線

考不好的震撼教育,讓卞志祥明白,提高效率的關鍵,就是排定輕重緩急。因此,每月月初、每周日晚上,他都會花一、兩個小時思考本月及本周的「重要事項」;每天早上開始工作前,也會留10分鐘思考當天工作重點。

卞志祥認為,判斷輕重緩急的原則,就是分辨「重要的事」與「緊急的事」,因為效率的最大殺手,就是為了處理「緊急的事」,而忽略「重要的事」;因為「重要的事」不做,「緊急的事」就會一直回來打斷你的工作,把每周、每月的效率拖慢!

為了讓自己有效率地運用時間,卞志祥有兩個效率領導原則:
原則1:在對的時間做對的事,在對的位置放對的人;
原則2:第一線同仁能做的事,主管就不做。

原則1的前半部分,牽涉個人的專業與經驗,較容易達成;後半部則涉及組織氣候和個人偏好,困難度較高。一般人通常會因此祭出「拖」字訣,結果往往使重要的事,變成緊急的事。

比如說,新官上任的主管,對於某個沒犯大錯、但也算不上優秀的員工,是該留任、還是調動?多數人都會安慰自己,「觀察一下好了」。結果,三、五個月、甚至一年就過去了。

卞志祥認為,人放錯位置,比不放人的影響還大,因為這個人事錯誤會造成很多緊急事件,逼使主管必須花很多時間去修補,連帶拖垮個人及組織效率。而這個惡性 循環的起因,只在於一開始沒能「在對的位置放對的人」。反之,如果一開始就找對人上車,組織戰力自然會提升,而「當團隊能完成70%的事,主管才會有時間 去找出另外70%的新工作。」

至於原則2,則是在面對容易打斷工作的突發狀況(例如,客戶臨時提出需求變更)時,先分析問題原因,找出團隊中最適合處理的同仁,交給他負責,而非在第一時間就親自打電話向客戶說明。

許多有強烈「主管意識」的經理人,會希望「決定要經過我」「我要給點意見」。但卞志祥認為,這其實是花費雙重人力處理同一件事,反而會使自己成為決策的瓶頸,對團隊效率造成很大的耗損。

效率業務:活用資源

卞志祥提醒,外商業務員要特別注意「資源運用」這個高效率關鍵字。多數業務員接到案子的第一個動作,就是拆解規格,看看有哪些自家產品符合需求。「但這樣 做會很辛苦,因為你有的產品,對手也有!」他解釋,客戶對產品規格的要求經常會改,但發動專案的動機通常不會變。因此,業務員最先要思考的應該是:「客戶 為什麼要做這個案子?」接著再從公司內外部找出可以促成交易資源。

比如說,某製造業公司計畫讓營業額從30億成長到50億,所以打算導入ERP(Enterprise Resource Planning,企業資源規畫)系統。一般業務員可能會直接架構ERP的規模,但有效率的業務員卻能洞悉,「成長」才是這筆生意的關鍵字,意即ERP只 是客戶尋求成長的方式之一,如果還能從國外總部找到處境類似的企業成長案例,或幫忙引薦適合的上下游合作廠商,業務員就能跳脫業務面的價格戰,提升至策略 面的合作,提高成交的機率。

我的效率工具

1.iPhone筆記功能:計畫、準備中的事情,只要想到,就立刻用「關鍵字」的型態記錄下來,才不會等期限到了腦筋還一片空白。圖為卞志祥為了採訪而準備的筆記。

2.iPhone錄音功能:有靈感、但不方便動筆時,可以把想法錄下來,有空時再放出來聽。通常10則錄音中,只有3則會需要重聽,因為說話就是整理思緒的過程。說完後,你會立刻明白哪些想法不可行、哪些則尚有發展空間。
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